inboxx hyparchiv - Retention Management

Das Management von Aufbewahrungsfristen (Retention Management) ist die wichtigste Waffe im Kampf gegen die wachsenden Informationsberge in den Unternehmen. Retention Management mit inboxx hyparchiv ermöglicht es Ihnen, Dokumente, E-Mails und Dateien so lange wie gesetzlich oder firmenintern vorgeschrieben sicher aufzubewahren und sie dann automatisiert zu löschen. Damit reduzieren Sie Ihre Kosten,  schaffen Sicherheit bezüglich Compliance-Auflagen und steigern die Transparenz.  

Das Retention Management von inboxx hyparchiv unterstützt das Einhalten von Aufbewahrungsfristen bei gleichzeitig optimaler Nutzung von Speichermedien und bietet ein umfassendes Regelwerk, das sich den ändernden Anforderungen flexibel anpasst und auch bei sehr großen Dokumentenmengen einfach zu handhaben ist.

Für den umfassenden Einsatz von Retention Management im Unternehmen gibt es 3 wesentliche Beweggründe:

• Compliance

Es gibt unzählige nationale und internationale Gesetze und Vorschriften, die Unternehmen verpflichten, bestimmte Dokumente und Informationen für fest definierte Mindestzeiträume aufzubewahren. Um all diese Regeln effizient und sicher erfüllen zu können, ist ein fehlerfreies und sicheres Management von Aufbewahrungsfristen notwendig.

• Kosten

Die Aufbewahrung von Informationen und Dokumenten, die nicht mehr benötigt werden, produziert erhebliche Kosten in Unternehmen. Das Analystenhaus IDC Research hat in einer aktuellen Studie skizziert, dass sich die Menge der Informationen in den nächsten fünf Jahren verzehnfachen wird. Gleichzeitig werden die Unternehmen mehr als 30% ihrer Informationen langfristig aufbewahren müssen.

• Transparenz

Bei dem extremen Wachstum in der Informationsmenge, dem die Unternehmen derzeit ausgesetzt sind, wächst die Gefahr, dass den Unternehmen immer mehr die Transparenz über den eigenen Informationsbestand abhanden kommt. Eine automatisierte und geordnete Entfernung von Informationen, die nicht länger benötigt werden, verspricht hier zumindest Linderung.


Das Retention Management von inboxx hyparchiv ist ein flexibles Regelwerk, das komplexe Vorgänge einfach bedienbar macht.

In inboxx hyparchiv werden Aufbewahrungsverfahren gebildet, die nicht Bestandteil der Dokumente selbst sind, sondern separat verwaltet werden. Dokumente selbst enthalten somit keine Aufbewahrungsverfahren, sondern tragen einen Verweis darauf. Auf diese Weise ist es möglich, Anpassungen im Aufbewahrungsverfahren vorzunehmen, ohne dass Änderungen an Dokumenten und damit aufwändige Reorganisationszyklen erforderlich werden.

In einem Aufbewahrungsverfahren werden die Regeln für die Aufbewahrung von Dokumenten, sowie beliebig viele Aufbewahrungsfristen festgelegt. Jede Aufbewahrungsfrist ist eindeutig mit einem Gültigkeitszeitraum verknüpft.


Weitere Informationen zu Retention Management mit inboxx hyparchiv erhalten Sie in unserem Whitepaper im linken Downloadbereich, in einen unserer Webcasts zu diesem Thema oder vereinbaren Sie mit uns einen unverbindlichen Informationstermin unter info@gftinboxx.com.

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