Einfaches Archivieren aus MS-Office-Anwendungen heraus

Überblick

inboxx office ist ein Plug-in für Microsoft Office Anwendungen wie Word, Excel, Powerpoint etc. inboxx office verbindet Ihre Microsoft-Anwendungen mit dem Unified Archiving Backbone inboxx hyparchiv. Damit können Sie den unternehmensweiten Zugriff auf Ihre Office-Dokumente steuern.

inboxx office erlaubt es Ihnen, einfach und intuitiv Microsoft Office Dateien in das Archiv zu legen bzw. wieder zu öffnen. Durch die integrierte Versionierung können Arbeitsstände und Version sauber und eindeutig verwaltet werden. Damit arbeiten immer alle Nutzer mit der richtigen Version von Dokumenten.

Öffnen

Erlaubt den Zugriff auf archivierte Dokumente, die mit dieser Microsoft-Anwendung bearbeitet werden können.

Aus Mappe öffnen

inboxx office unterstützt ein Arbeitsmappen-Konzept. Damit lassen sich auch komplexe Aktenstrukturen abbilden. Mit dieser Funktion können Dokumente aus einer Mappe geöffnet werden.

Ausgecheckte Dokumente öffnen

inboxx office bietet ein ausgefeiltes Versionierungskonzept. Diese Funktion zeigt alle vom aktuellen Benutzer ausgecheckten Dokumente.

Archivieren

Mit dieser Funktion werden Dokumente archiviert. Dabei werden Dokumententyp festgelegt und bei wiederholtem Archivieren neue  Revisionsstände angelegt.

Archivieren in Mappe

Ermöglicht die Auswahl eines Dokumenttyps zur Suche oder zum Anlegen einer Mappe, um das Dokument darin zu archivieren. Dabei kann das Dokument selbst ebenfalls einem Dokumenttyp zugeordnet und indiziert werden.

Änderungen in inboxx hyparchiv speichern

Speichert Änderungen am Dokument in inboxx hyparchiv. Bei einem ausgecheckten (d. h. versionierbaren) Dokument wird die ausgecheckte Fassung überschrieben, aber keine neue Instanz erzeugt und das Dokument bleibt ausgecheckt. Bei einem nicht versionierbaren Dokument wird das Dokument im Archiv überschrieben.

Stempeln

Ermöglicht die Eingabe oder Veränderung von Indexdaten in einen inboxx hyparchiv Stempel für das aktuelle Dokument. Ein versionierbares Dokument muss hierfür ausgecheckt sein.

Auschecken

Checkt das aktuelle Dokument zur Bearbeitung aus. Ein Benutzer muss ein archiviertes versionierbares Dokument auschecken, um Änderungen daran vornehmen zu können. Voraussetzung für das Auschecken sind Schreibrechte auf mindestens eine Dokument-Komponente. Solange ein Dokument ausgecheckt ist, können andere Benutzer maximal lesend auf die zuletzt eingecheckte Instanz zugreifen.

Einchecken

Checkt das aktuelle Dokument ein. Das Einchecken beendet den ausschließlichen Schreibzugriff auf ein ausgechecktes Dokument, so dass andere Benutzer wieder mit ihren gewohnten Rechten darauf zugreifen können.

Auschecken rückgängig machen

Macht das Auschecken des aktuellen Dokuments rückgängig. Dies verwirft sämtliche Änderungen seit dem Auschecken und stellt die zuletzt eingecheckte Instanz wieder allen Benutzern mit ihren gewohnten Zugriffsrechten zur Verfügung.

Versionieren

Den Bearbeitungsstatus eines eingecheckten versionierbaren Dokuments von Revision auf Version setzen. Dabei wird keine neue Instanz erzeugt.

Freigeben

Den Bearbeitungsstatus eines eingecheckten versionierbaren Dokuments manuell von Version auf Freigabe setzen. Dabei wird keine neue Instanz erzeugt.

Suchordner für alle archivierten Dokumente öffnen (nur in MS Outlook)

Legt in der E-Mail-Ordner-Baumansicht einen neuen Suchordner mit Namen inboxx hyparchiv an, aktualisiert und öffnet ihn. Dieser Suchordner fasst alle E-Mails der E-Mail-Ordner zusammen, die bereits archiviert wurden.

Eigenschaften

Öffnet den Dialog Eigenschaften für das aktuelle in inboxx hyparchiv archivierte Dokument. Bei ausgecheckten Dokumenten werden die Eigenschaften der ausgecheckten Fassung angezeigt.

Hilfe und Konfiguration

Öffnet einen Dialog, in dem die Online-Hilfe aufgerufen und weitere administrative Einstellungen vorgenommen werden können.

Funktionen

Versionierung	Bietet ein leistungsstarkes Versionierungskonzept und schafft damit Transparenz in der Bearbeitung von Office-Dokumenten durch mehrere Benutzer.
Volltext- und attibut-basierte Suche	Volltext und attribut-basierte Suche über alle Office-Dokumente im Archiv unter Berücksichtigung von Zugriffsrechten.
Arbeitsmappen	Mit dem praxisnahen Mappenkonzept können auch komplexe Aktenstrukturen einfach abgebildet werden.
Intuitive Benutzerführung	Intuitive Benutzung erlaubt den Roll-Out im Unternehmen ohne aufwendiges Training der Benutzer.

Vorteile und Nutzen 

Auch mit installiertem inboxx office können Sie wie gewohnt in Ihren MS Office Anwendungen arbeiten und Dokumente lokal öffnen und speichern. Sie entscheiden selbst, welche Dokumente Sie in inboxx ablegen.

inboxx office bietet Ihnen

• den Schutz vor unberechtigtem Zugriff,
• eine langfristig sichere elektronische Archivierung relevanter Dokumente,
• Nachvollziehbarkeit von Änderungen über die Historie eines Dokuments,
• einfaches Wiederfinden der Dokumente durch komfortable Suchfunktionen,
• mehr Speicherplatz auf Ihren lokalen Festplatten und Server-Laufwerken,
• einfachen Zugriff aus Microsoft-Anwendungen auf das unternehmensweite Archiv,
• effektive Erfüllung von Compliance-Anforderungen bzgl. Dokumentenerstellung und -bearbeitung

Dabei ist inboxx office so einfach zu bedienen, dass kein besonderes Training erforderlich ist.