Archivage ultra-simple depuis les applications MS-Office

Aperçu

inboxx inboxx office est un plug-in pour les applications de Microsoft Office telles que Word, Excel, PowerPoint, etc.
inboxx office établit la relation entre vos applications Microsoft et le serveur d'archivage central inboxx hyparchiv, vous permettant ainsi de contrôler l’accès à vos documents Office dans toute l’entreprise.
inboxx office vous permet d’archiver ou de rouvrir vos fichiers Microsoft Office simplement et de manière intuitive. Grâce à la gestion intégrée des différentes versions de fichiers, vous pouvez administrer très clairement les différentes étapes de travail et versions de vos documents. Ainsi, tous les utilisateurs ont à tout moment accès à la version actuelle des documents consultés.

Ouvrir

Donne accès aux documents archivés et permet de les transformer avec l’application Microsoft sélectionnée.

Ouvrir depuis un classeur

inboxx office supporte un concept de classeurs de travail. Il permet également de reproduire des structures de fichiers complexes. Cette fonction permet d’ouvrir de documents d’un classeur.

Ouvrir des documents en cours de check-out

inboxx office propose un concept sophistiqué de gestion des différentes versions de fichiers. Cette fonction affiche tous les documents de l’utilisateur actuel se trouvant en cours de check-out.

Archivage

Cette fonction permet d’archiver les documents. Les différents types de documents sont prédéfinis et l’état de révision du document est corrigé à chaque nouvel archivage.

Archivage dans classeur

Permet de sélectionner un type de document dans le cadre d’une recherche ou de la création d’un classeur pour y archiver le document. Le document lui-même peut également être attribué et indexé à un type de document.

Enregistrement des modifications dans inboxx hyparchiv

Enregistre les modifications effectuées sur le document dans inboxx hyparchiv. S’il s’agit d’un document en cours de check-out (c’est-à-dire d’un document versionnable), la version en cours de check-out est écrasée mais aucune nouvelle instance n’est créée et le document reste en check-out. S’il s’agit d’un document non versionnable, le document est écrasé dans les archives.

Estampillage

Permet d’appliquer ou de modifier des fichiers d'indexation dans un cachet inboxx hyparchiv pour le document en cours. Pour cela, un document versionnable doit être en check-out.

Check out

Sort le document en cours pour le modifier. Tout utilisateur doit sortir un document versionnable archivé s’il souhaite le modifier.
Pour pouvoir procéder au check-out, l’utilisateur doit être autorisé à modifier au moins l’une des composantes du document. Tant qu’un document est en cours de check-out, les autres utilisateurs peuvent tout au plus consulter la dernière version enregistrée du document en question.

Check-in

Enregistre le document en cours. Le check-in met un terme à l’accès exclusif à un document en cours de check-out, permettant ainsi aux autres utilisateurs d’y accéder dans le cadre de leurs autorisations habituelles respectives.

Annuler le check-out

Annule le check-out du document en cours. Cette fonction détruit toutes les modifications apportées au document depuis le dernier check-out et remet à disposition de tous les utilisateurs la dernière version enregistrée avec les droits d'accès usuels.

Versionnage

Modifie le statut d’un document versionnable enregistré: passe du statut «révision» au statut «version». Ce procédé n’entraîne pas la création d’une nouvelle instance.

Autoriser

Modifie manuellement le statut d’un document versionnable enregistré: passe du statut «version» au statut «autorisation». Ce procédé n’entraîne pas la création d’une nouvelle instance.

Ouvrir un dossier de recherche pour tous les documents archivés (dans MS Outlook uniquement)

Crée un nouveau dossier de recherche baptisé « inboxx hyparchiv » dans l’arbre des fichiers d’e-mails, l’actualise et l’ouvre. Ce dossier de recherche regroupe tous les e-mails des fichiers d’e-mails déjà archivés.

Propriétés

Ouvre la fenêtre de dialogue «Propriétés» pour le document en cours archivé dans inboxx hyparchiv. Pour les documents en cours de chek-out, ce sont les propriétés de la version en cours de check-out qui s’affichent.

Aide et configuration

Ouvre une fenêtre de dialogue dans laquelle l’utilisateur peut réclamer de l’aide en ligne et procéder à des réglages administratifs supplémentaires.

Fonctions

Versionnage	Concept de versionnage très performant assurant une excellente transparence dans le traitement de documents Office par plusieurs utilisateurs.
Recherche plein texte et par attributs	Recherche plein texte et par attributs parmi tous les documents Office enregistrés dans les archives, tout en tenant compte des droits d’accès de chaque utilisateur.
Classeurs de travail	Concept de classeurs très proche de la pratique, permettant de reproduire également des structures de dossiers très complexes.
Utilisation intuitive	Utilisation intuitive permettant un déploiement dans l’entreprise sans former longuement les utilisateurs.

Avantages et rentabilité

Même lorsque inboxx office est installé, vous pouvez continuer à travailler selon vos habitudes avec vos applications MS Office et ouvrir et sauvegarder des documents localement. C’est vous qui décidez quels documents vous souhaitez classer dans inboxx.

inboxx office vous offre

• une protection contre tout accès non autorisé,
• un archivage électronique de vos documents importants assurant une grande fiabilité à long terme,
• un suivi des modifications et de l’histoire de vos documents,
• des documents faciles à retrouver grâce à des fonctions de recherche ultra-confortables,
• plus d’espace mémoire sur vos disques durs et sur vos lecteurs de serveur locaux,
• un accès simplifié aux archives de toute l’entreprise depuis les applications Microsoft,
• la certitude de satisfaire efficacement à toutes les exigences de compliance en termes de création et de traitement des documents.

De plus, inboxx office est si simple à utiliser qu’il ne nécessite aucune formation particulière.